Comment choisir un prestataire pour la mise en place d’un intranet collaboratif en entreprise ?

L’univers de l’intranet collaboratif est complexe et en perpétuelle évolution. Choisir un prestataire pour sa mise en place, est un défi de taille pour toute entreprise. En effet, les employés nécessitent de plus en plus des outils adaptés pour une collaboration efficace et une bonne communication interne. Alors, comment trouver la solution adaptée à votre contexte et besoins spécifiques d’entreprise ? Voici quelques pistes pour vous guider dans ce projet.

Cerner les besoins de l’entreprise

Avant de se lancer dans la recherche d’un prestataire, il est essentiel de cerner les besoins de votre entreprise. Quels sont vos objectifs en matière de communication interne ? Quelles sont les fonctionnalités dont vos employés ont réellement besoin pour leur travail au quotidien ? Un bon prestataire saura vous accompagner dans cette démarche.

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Il convient également de prendre en compte les spécificités de votre secteur d’activité, de la taille de votre organisation, mais aussi de vos projets futurs. Un intranet est un outil évolutif qui devra pouvoir s’adapter à vos besoins dans le temps.

Analyser les fonctionnalités proposées

Une fois vos besoins clairement identifiés, il est nécessaire d’analyser les fonctionnalités proposées par les différents prestataires. L’intranet collaboratif est un outil très complet, qui peut intégrer de nombreuses fonctionnalités.

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Il pourra par exemple permettre de partager des informations, d’échanger en temps réel avec vos collaborateurs, de gérer des projets, mais aussi de mettre en place des formations en ligne. Les fonctionnalités de gestion des droits d’accès sont également un point essentiel à prendre en compte.

Évaluer la facilité d’utilisation

L’intranet est un outil destiné à être utilisé par l’ensemble des employés de l’entreprise. Il doit donc être facile à utiliser, même pour les personnes les moins à l’aise avec les outils numériques.

N’hésitez pas à demander une démonstration pour évaluer la facilité d’utilisation de la plateforme. Un bon prestataire saura vous proposer une solution ergonomique, intuitive et facile à prendre en main.

Prendre en compte l’accompagnement proposé

La mise en place d’un intranet collaboratif est un projet de taille qui nécessite un réel accompagnement. Il est donc crucial de prendre en compte la qualité de l’accompagnement proposé par le prestataire.

Cela inclut le soutien lors de la mise en place de la solution, mais aussi la formation des utilisateurs et l’assistance technique. Un bon prestataire saura vous accompagner tout au long de votre projet, et même au-delà.

Comparer les tarifs

Enfin, il est important de comparer les tarifs proposés par les différents prestataires. Gardez à l’esprit que le coût de la solution ne doit pas être le seul critère de choix. Il est essentiel de trouver un bon rapport qualité-prix, en tenant compte de vos besoins spécifiques et des fonctionnalités proposées.

N’oubliez pas de prendre en compte les coûts liés à la maintenance et aux mises à jour de la plateforme. Un prestataire transparent saura vous informer clairement sur ces aspects.

Intégrer les critères de choix dans un cahier des charges

Pour choisir un prestataire pour la mise en place d’un intranet entreprise, il est pertinent de constituer un cahier des charges. Ce document, rédigé par l’entreprise, va détailler les attentes et les besoins spécifiques de celle-ci pour son intranet moderne. Le cahier des charges est un outil qui va permettre de formaliser votre demande et d’aider le prestataire à comprendre vos attentes en termes de communication interne et de travail collaboratif.

Le cahier des charges pour un intranet pour entreprise doit comporter plusieurs éléments essentiels. Tout d’abord, une présentation de l’entreprise et de ses enjeux en termes de digital workplace. Ensuite, les objectifs que l’entreprise souhaite atteindre grâce à cet intranet, comme la gestion de projet plus efficace, une meilleure communication interne, ou le partage de connaissances. Il faut également y décrire les fonctionnalités attendues de l’intranet, comme la possibilité de partager des documents, de travailler en mode collaboratif ou encore d’intégrer des outils de gestion de projet.

Il est également essentiel de préciser dans le cahier des charges les exigences en termes d’expérience utilisateur. L’intranet doit être simple à utiliser pour tous les collaborateurs, quelle que soit leur maîtrise des outils numériques. Il doit également être facile à administrer pour éviter de mobiliser trop de ressources internes.

Enfin, le cahier des charges doit comporter une partie dédiée au budget alloué à la mise en place de l’intranet, ainsi qu’aux coûts de maintenance et de mise à jour de la solution. Cette partie est essentielle pour comparer les offres des prestataires et choisir celle qui propose le meilleur rapport qualité/prix.

Exploiter les retours d’expérience et les avis clients

Une fois que vous avez clairement identifié vos besoins et rédigé votre cahier des charges, une étape cruciale dans le choix de votre prestataire pour la mise en place de l’intranet est d’exploiter les retours d’expérience et les avis clients. En effet, rien ne vaut le témoignage de ceux qui ont déjà travaillé avec le prestataire que vous envisagez de choisir.

Il existe plusieurs façons de recueillir ces retours d’expérience. Vous pouvez par exemple chercher des avis clients sur Internet, les forums professionnels ou les réseaux sociaux professionnels. Vous pouvez aussi demander directement au prestataire de vous fournir des références client.

Cela vous permettra d’évaluer la qualité de la solution intranet entreprise proposée par le prestataire, mais aussi sa capacité à respecter les délais et le budget, ainsi qu’à accompagner ses clients tout au long du projet.

Ces retours d’expérience seront aussi très utiles pour évaluer la qualité de l’assistance technique proposée par le prestataire. En effet, il est essentiel que celui-ci soit en mesure de répondre rapidement et efficacement à vos questions ou problèmes techniques.

N’oubliez pas que le choix d’un prestataire pour la mise en place d’un intranet est un investissement à long terme. Il est donc crucial de choisir un partenaire de confiance, qui sera en mesure de vous accompagner tout au long de la vie de votre intranet.

Conclusion

Choisir un prestataire pour la mise en place d’un intranet collaboratif en entreprise n’est pas une tâche à prendre à la légère. De la définition claire de vos besoins à l’évaluation des avis clients, toutes ces étapes sont essentielles pour s’assurer que votre intranet moderne sera un véritable levier de communication interne et de travail collaboratif.

N’oubliez pas que l’intranet est plus qu’un simple outil : c’est un espace de travail numérique qui doit être pensé pour les utilisateurs et avec les utilisateurs. C’est en tenant compte de leurs besoins et de leurs attentes que vous réussirez à mettre en place un intranet qui répondra à vos enjeux de communication interne et de travail collaboratif.

Enfin, n’oubliez pas que le choix de votre prestataire doit être basé sur une relation de confiance. La mise en place d’un intranet est un projet à long terme qui nécessite un partenaire fiable et compétent. Avec une bonne préparation et une démarche structurée, vous serez en mesure de choisir le prestataire qui saura vous accompagner dans la réussite de votre projet d’intranet.